Documenten manager

Verenigings documenten zoals uitnodigingen voor ledenvergaderingen, nieuwsbrieven, besluitenlijsten en agenda's zet u als pdf, Word of Excel bestanden op de website, zodat uw leden en bestuur deze kunnen inzien. Het is een makkelijke manier van informatie verspreiden, want u hoeft het niet in artikelen te kopieren. De leden kunnen dit ook waarderen want het is ook makkelijk uit te printen. Documentenbeheer kan op 2 manieren: via de standaard media beheer functionaliteit en via het geavanceerde RS Files of DOCman.

Methode 1: Media beheer

De documenten kunnen in aparte directories online worden gezet via de functie media beheer. Daarna maakt u een artikel aan en maakt een link naar het document. Dit is een werkbare oplossing om documenten online te publiceren.

Standaard Joomla Media manager
Met de Joomla media manager is het ook mogelijk om documenten te beheren, in combinatie met het aanmaken van een artikel met links.
 

Methode 2: RS Files en DOCman, professioneel documenten beheer.

Extra mogelijkheden voor document beheer worden gekregen door het installeren van een documenten management systeem. De voordelen van het gebruik zijn de volgende:
  1. toegang beperken tot die documenten voor verschillende groepen;
  2. de stap om een artikel te maken met een link naar het document is niet meer nodig;
  3. beschrijvende gegevens kunnen over een document erbij worden opgeslagen: omschrijving, titel, documentgrootte, documenttype, publicatiedatum;
  4. statistieken over aantallen download en populairste documenten.
Wij hebben voor onze klanten het uitstekende RS Files en DOCman uitgekozen als standaard documenten management systeem. Documenten kunnen in categorieen en subcategorieen worden ingedeeld, gebruikers kunnen documenten uploaden, downloaden en bewerken. Direct linking kan worden voorkomen en dus beter worden beschermd. De administratie interface is gelijk aan de artikel administrator functie van Joomla, dus kunt u eenmaal artikelen aanmaken en bewerken dan kunt u ook met deze documenten manager aan de gang.

DOCman beheer

Docman administratie onderdelen.
Documenten overzicht, analoog aan de artikel overzichten in Joomla.
Toevoegen van documenten gaat op dezelfde manier als artikelen aanmaken in Joomla. Bij een document kunnen meerdere beschrijvende variabelen worden gezet. Ook kan de toegang worden beperkt.
docman administrator documenten manager
Statistieken: hoe vaak wordt een bestand gedownload, en welke documenten worden het meeste gedownload.
 

DOCman op de website

docman op joomla website
Overzicht van categorieen waarin de documenten zijn verdeeld.
   documenten manager
Gegevens per document dat kan worden gedownload, onder andere bestandsgrootte en aanmaakdatum.
zoeken in de documenten manager
Documenten zoekfunctie. Kan vooral goed werken als een relevante omschrijving van het document is opgegeven.
 

Deze extensie kost 5 euro ex btw per maand. Wij verzorgen de softwareupdates.