Whitepapers

Verlagen Laadtijd van de website

Een snel ladende website heeft voordelen voor zowel de internetters die uw website bezoeken, als voor de positie van de verenigingswebsite in zoekmachines zoals Google !

Door de jaren heen is vindbaarheid van de website steeds belangrijker geworden. Belangrijkste reden is dat het aantal websites explosief is toegenomen: konden we het bij de start van het internet nog af met een startpagina.nl met daarop belangrijke websites per categorie, nu is dat al lang niet meer zo. Op die inmiddels veel te uitgebreide website verdwaal je namelijk alsnog en door het nieuwe business model wordt geen compleet / onafhankelijk overzicht meer geboden, maar moeten vermeldingen worden gekocht (wij bijvoorbeeld ook op vereniging.startpagina.nl; als je niet betaalt, dan bestaat je website niet volgens startpagina).

Zoekmachines werden onmisbaar om gewenste producten te vinden op het internet, en Google was de eerste zoekmachine die relevante resultaten aan de internetters leverde. Door die kwaliteit en objectiviteit is Google nu de grootste zoekmachine in Nederland (> 90% marktaandeel).

Zoekmachines zijn net als het hele internet (sterk) aan evolutie onderhevig. Zo kon een eerste positie in de begindagen worden behaald door metatags (zoekwoorden) in te voeren, waarna de zoekmachine die klakkeloos overnam en daarop de website indexeerde. Daarna kwamen de inhoud (zichtbare teksten) van de website, dan de inkomende links naar de website om de autoriteit te bepalen en de afgelopen 2 jaar werd laadtijd van de website een belangrijk item in het Google algoritme.

Op dit moment zijn de belangrijkste bepalers van de zoekmachine positie als volgt:
  1. Inhoud op de website, ook wel genoemd "significant keywords"
  2. Aantal inkomende links, te zien aan de pagerank
  3. Snelheid waarmee de internetter de website op zijn beeldscherm krijgt

Het derde punt is er afgelopen jaar bijgekomen, en geeft weer dat Google overtuigd is dat internetters snel ladende websites prefereren boven de langzaam binnenkomende sites. Dat is een logische overtuiging, een van de redenen waarom wij onze servers al sinds 1999 dichtbij in datacenters op internetknooppunten hebben geplaatst (voor websites die grotendeels uit Nederland worden bezocht zou hosting in China weliswaar een goedkope maar slechte keuze zijn) en nooit in Flash hebben ontwikkeld. Een van de eerste indicaties dat laadsnelheid in het Google Algoritme meetelde, was dat Google in zijn labs voor webmasters een grafiek weergaf waarin de laadtijd in de loop der tijd werd getoond; Siteprestaties. Ook hebben ze specifiek software geschreven om ontwikkelaars te helpen de laadtijd te verbeteren: een om te installeren in de browser voor de ontwikkelaar ("Page Speed" in firebug) en vorige week de stabiele versie van de "mod_pagespeed" module om te installeren op linux apache2 webservers.

prestatieoverzicht laadtijd

Voor ons, met als specialisatie vindbaarheid en eigen webservers, een heel leuke ontwikkeling ! Want nu kunnen we een belangrijk onderdeel van de vindbaarheid voor klanten en de beleving van bezoekers op uw website optimaliseren door middel van technische voorzieningen op de servers. Wij hebben de stabiele module van Google dan ook als een van de eerste webhosters in Nederland geinstalleerd en kunnen deze voor de webhostingklanten op aanvraag activeren. Eerste tests wijzen uit dat we sites met deze server software 20%-25% sneller kunnen laten laden.

Voor de technici: wat doet mod_pagespeed precies ?

Mod_pagespeed optimaliseert de html / css en javascript code, zodat het veel minder bytes zijn die moeten worden gedownload. In onderstaand voorbeeld ziet u de html van onze homepage, die van 692 regels naar 279 regels wordt gereduceerd, met de standaard filters actief. Een reductie van 60% ! (click voor een vergroting)
beperking regelskl

Extra functionaliteiten op uw verenigingswebsite: beoordeel ze nauwkeurig op 3 punten

De basis van een ledenadministratie online systeem wordt gevormd door Joomla. Daarboven op wordt de leden administratie software geinstalleerd. Deze werkt naadloos samen met Joomla en de leden tabellen om accounts aan te maken en beheren.

Voor Joomla zijn bijna 10.000 software pakketten verkrijgbaar. Deze worden "componenten", of "extensies" genoemd. De meeste extensies zijn gratis, sommige kosten een bedrag tot 100 euro. Voorbeelden van extensies zijn onder andere: nieuwsbrieven systeem, forum, webshop en een community builder. En daarnaast nog vele vele andere.

De extensies zijn te zien als puzzelstukjes, die tezamen een grote puzzel (lees: website met functionaliteiten) vormen die goed met elkaar samenwerkt. Daarbij moet wel worden opgelet dat de juiste extensie wordt gekozen. Criteria waarop extensies dan ook moeten worden beoordeeld, voordat ze worden geinstalleerd: functionaliteit, continuiteit en veiligheid.

  • Functionaliteit: een extensie moet voldoen aan de functionele eisen die door de vereniging worden gesteld.
  • Continuiteit: een aantal van de componenten is oorspronkelijk gebouwd door een enthousiaste vrijwilliger die na een jaar zijn enthousiaste verloor, terwijl Joomla zich verder ontwikkelde.
  • Veiligheid: installatie van een extensie kan betekenen dat uw hele Joomla installatie ter beschikking van de ontwikkelaar komt. In het ideale geval moet de broncode van de extensie worden bekeken.

Gelukkig zijn er binnen de verschillende categorieen (bijvoorbeeld webshops) ook heel veel goede software programma's; als u een functionaliteit bedenkt, zoeken wij de juiste software die ook in de toekomst blijft werken. Met een aantal extensies hebben wij al veel ervaring bij onze vereniging / club / stichting klanten zodat de keuze snel is gemaakt.

Hieronder een paar voorbeelden van geinstalleerde extensies bij verenigingen en clubs:

Aantal is zelf in te stellen.
Doorzoekbare profielen van de leden.
Communicatie voor en door leden.
Zodra er nieuws is in bepaalde joomla categorieen.

 

De lijst met componenten die we momenteel ondersteunen :

  • Acymailing enterprise - Nieuwsbrieven
  • Docman - Documenten management
  • Rs Forms - Formulieren
  • Rs Events - Evenementen
  • Rs Media Gallery - Fotoboeken en slide show
  • Rs Directory - Marktplaats
  • Kunena - Forum
  • Easy profile pro - Openbare profielen met Google maps
  • Simple image gallery pro - Fotoboeken
  • JDiDEAL - iDEAL betalingen
  • Power Mail - CMS beheer via e-mail

SEPA betalingen voor verenigingen en clubs met nieuwe IBAN nummer

euro beeldSEPA contributie inning

"SEPA ?" zult u zeggen. Weer een afkorting, maar wat betekent dat voor de ledenadministratie software bij verenigingen en clubs ? Heel veel, zo zal blijken in dit artikel over SEPA betalingswijzen.

SEPA betekent "Single EURO payments Area" (niet Single European Payments Area). Het is niet alleen maar een afkorting: het gaat het hele betalingsverkeer veranderen binnen Europa. De lokale betalings wijzen (acceptgiro, automatische incasso, zelfs overboekingen) gaan verdwijnen. En er komt een nieuwe standaard voor in de plaats; zodanig dat het niet meer uitmaakt of je een overschrijving doet naar een buitenlandse bankrekening (binnen de Europese Unie) of naar je eigen En/of rekening. Voor verenigingen van groot belang, die immers hun contributie gelden vaak via de lokale (nederlandse) automatische incasso innen.


Automatische incasso middels SEPA PAIN ipv CLIEOP

De automatische incasso standaard voor CLIEOP (CLIEOP03) bestaat nog tot 1 februari 2014, en dan moeten alle verenigingen en clubs over zijn naar SEPA XML (PAIN genaamd). Voor die tijd moet voor alle leden het bij het bankrekening nummer horende BIC en IBAN nummer worden gezocht. En moet de nieuwe output geen CLIEOP bestand zijn maar SEPA PAIN XML.


IBAN en BIC nummers

U heeft wel een bank- of giro-nummer in uw administratie staan van uw leden, maar u wilt niet handmatig alle BIC/IBAN nummers erbij zoeken ? Daarvoor bieden wij een abonnement : eenmalig wordt uw ledenadministratie voorzien van bijbehorende BIC en IBAN nummers. 3 jaar erna worden nieuw toegevoegde bankrekeningnummers voorzien van BIC en IBAN.


Aangepaste Leden Administratie Software: Kwartaal 3-2013

Onze ledenadministratie software wordt op dit moment geschikt gemaakt voor SEPA, en BIC en IBAN nummers. We zijn hiermee klaar in kwartaal 3 van 2013, en rollen het dan naar alle klanten vanzelf uit.


Voor uw leden is een voorlichtingscampagne gestart, meer hierover op www.overiban.nl. Dit is overigens ook interessante informatie voor het bestuur van de vereniging.

In 4 stappen een betere beveiliging van de ledenadministratie bij vereniging en club

Het internet is een open netwerk; zodra er iets op wordt gezet, heeft in theorie iedereen met een internet verbinding toegang tot die informatie. Of het nu de notulen van het bestuur zijn of een verenigings foto, de leden administratie of een clieop bestand.

Veel verenigingen en clubs zetten tegenwoordig iets op het internet, al dan niet bewust.

In ons vorige artikel gaven we aan waarom we de leden administratie van de vereniging / club moeten beveiligen. Maar hoe moeten we dat nu doen ? In deze whitepaper vindt u in 4 stappen een betere beveiliging van uw leden administratie in joomla software voor uw vereniging.

Lees meer: In 4 stappen een betere beveiliging van de ledenadministratie bij vereniging en club

Beveiliging bij ledenadministratie: waarom?

Er zijn redenen om uw ledenadministratie goed te beveiligen. Waarom ? In dit artikel geven wij u daar antwoord op. Maar eerst beginnen we met een voorbeeld uit Nederland wat er kan gebeuren als gegevens onvoldoende zijn beveiligd.

Datingsite Pepper, onderdeel van RTL, is een online datingservice. Om hier gebruik van te maken, worden mensen lid en betalen maandelijks contributie. Pepper houdt een uitgebreid ledenbestand bij om leden te ondersteunen bij het zoeken van de juiste partner. In juni 2011 stond op de website: "Pepper heeft veiligheid hoog in het vaandel staan, maar er is altijd een mogelijkheid om een site te hacken. Dat is helaas nu gebeurd met Pepper en daar zijn jullie, onze klanten, de dupe van geworden. Dat spijt ons, maar we doen ons best om zo snel mogelijk antwoord op alle vragen te geven." Veel gevoelige gegevens van alle leden lagen op straat; bijvoorbeeld sexuele voorkeur.

Sony (Playstation) en Nintendo waren Pepper in de maanden ervoor al voorgegaan; persoonlijke gegevens van alle leden waren voor iedere internetter downloadbaar en de organisaties moesten diep door het stof richting de Amerikaanse en Japanse regering, de media, de aandeelhouders, maar vooral richting duizenden ontevreden en ongeruste leden en klanten die hun credit card afschrijvingen sindsdien intensief moeten controleren.

Uit deze recente voorbeelden wordt duidelijk welke schade een ondeugdelijke beveiliging van online klanten- of ledendata kan veroorzaken. Deze zijn in te delen in de volgende gebieden: imagoschade, financiële schade, boetes en straf.

gehacked KPN verliest klanten

Imagoschade

Sony heeft door de hack imagoschade opgelopen op het gebied van veiligheid. Als Sony de klantgegevens niet kan beschermen, hoe zit het dan met de betrouwbaarheid en veiligheid van hun producten en diensten zullen mensen zich afvragen. Consumenten twijfelen of ze nog wel een Sony product moeten kopen. Aandeelhouders vragen zich af of ze hun geld niet beter in een ander bedrijf (hadden) kunnen investeren. Werknemers worden geconfronteerd met vervelende vragen uit hun omgeving.

Financiële schade

De eerste reactie van een organisatie wiens website is gehackt, is het offline halen van de database en de website. Zo lag het Playstation Network er in totaal 2 maanden uit. Klanten konden niet inloggen en geen online aankopen doen: met als gevolg een flinke omzetdaling.

Naast de omzetderving zijn er ook extra kosten gemoeid: grote bedragen worden uitgegeven om de schade vast te stellen. Hoe is de hacker binnen gekomen, wat heeft hij ontvreemd, waar is het gebleven en hoe voorkomen we dit in de toekomst? Allemaal vragen waarvan de kosten het veelvoud zijn van wat een adequate beveiliging had gekost.

Boetes en (gevangenis)straf

In ieder Westers land is via wetgeving geregeld dat de beveiliging van klantgegevens op orde moet zijn. In Nederland hebben we het dan met name over de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). In de wet staat letterlijk: "De WBP verplicht u om uw gegevensverwerking te beveiligen." (zie ons whitepaper Wet Bescherming Persoonsgegevens en de vereniging / club). Als een organisatie een wet overtreedt kan ze boetes krijgen en de verantwoordelijke zelfs gevangenisstraf.

Conclusie

Het klinkt afgezaagd, maar voorkomen is echt beter dan genezen (hierna volgt het artikel "Beveiliging bij ledenadministratie: hoe?"). Investeren in veiligheid en het continu up to date houden van de beveiliging kan veel schade voorkomen. Aangezien verenigingen gegevens moeten bijhouden voor hun leden, moet er ook goed worden gekeken hoe het moet worden opgeslagen en uitgewisseld. De Ledenadministratie software die u gebruikt kan u daar veel werk uit handen nemen.

Wet Bescherming Persoonsgegevens en de vereniging / club

In dit artikel behandelen wij de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP, in de volksmond vaak Wet Bescherming Privacy genoemd), en welke gevolgen deze heeft voor verenigingen en clubs bij het verwerken en opslaan van lidgegevens.

De WBP is in september 2001 van kracht geworden en is de opvolger van de WPR. De wet regelt wat er allemaal wel en niet mag met betrekking tot persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van de burgers.

De persoonsgegevens van een enkele Nederlandse burger komen in honderden gegevensbestanden voor (bron: rijksoverheid.nl). Enkele voorbeelden: De bibliotheek houdt bij welke boeken aan u zijn uitgeleend. Voor het aanvragen van een ziektekosten- of levensverzekering moet u een lijst met vragen beantwoorden over uw gezondheid. In het aangiftebiljet inkomstenbelasting vraagt de fiscus gedetailleerde gegevens over uw inkomsten, bezittingen en schulden. Om met een tennistoernooi mee te kunnen doen moet u lid zijn van de KNLTB en worden gegevens bijgehouden, zoals een pasfoto en uw speelsterkte.

De WBP stelt eisen aan organisaties die deze gegevensbestanden beheren.
De volgende vereisten zijn van toepassing op ledenadministraties van verenigingen en clubs:

  • toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens;
  • juist en nauwkeurig bijhouden van de lidgegevens;
  • beveiligen van de lidgegevens;
  • op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens;
  • uitsluitend gebruik van de lidgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Toestemming kan eenvoudig worden verkregen bij inschrijving van een nieuw lid. Onderaan het inschrijfformulier kunt u bijvoorbeeld de zin "Met het ondertekenen van dit formulier geeft u vereniging x toestemming om uw gegevens te beheren" toevoegen.

mms piramide klGegevens juist en nauwkeurig bijhouden wordt gedaan door de afdeling Ledenadministratie en waar mogelijk door de leden zelf via een online ledenadministratie waarbij het lid zelf kan inloggen en de eigen gegevens (deels) kan muteren; een nauwkeuriger bron dan het lid zelf is er in de meeste gevallen niet. Bijkomend voordeel voor de vrijwilligers is de tijdsbesparing: mutaties door leden schelen namelijk veel tijd aan de ledenadministrateur en penningmeester.

Beveiliging van lidgegevens vindt voornamelijk plaats door de gebruikte software. Belangrijk hierbij is dat regelmatig wordt nagegaan om de software (nog) adequaat beveiligd is. Veel van de informatie staat in de gebruiksaanwijzing en de specificaties van de software. Zie het artikel "Beveiliging bij ledenadministratie, Waarom ?" en voor tips hoe dat te doen het artikel beveiliging van de website.

Inzage verlenen in opgeslagen lidgegevens kan worden gedaan door de afdeling Ledenadministratie: de gegevens kunnen worden verstuurd per e-mail naar het lid dat erom vraagt. Ook is het mogelijk een lid zelf zijn gegevens in te laten zien via een online ledenadministratie

De gegevens slechts gebruiken voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, betekent dat ze niet worden doorgestuurd naar externe partijen en dat binnen de vereniging of club alleen de personen die de gegevens vanuit hun functie in moeten zien toegang hebben.

Sancties

De WBP stelt ook voor verenigingen en clubs strenge eisen aan hoe gegevens van leden mogen worden opgeslagen en verwerkt. Bij het niet voldoen aan de eisen loopt een vereniging of club het risico dat de wet wordt overtreden en dat de overheid sancties oplegt. Bestuurders van alle type organisaties (vereniging, stichting, maar ook de BV) moeten rekening houden met het feit dat ze hoofdelijk aansprakelijk zijn.

Nieuw: wet meldplicht datalekken

Per 1 januari 2016 is aan de wet bescherming persoonsgegevens een wet meldplicht datalekken toegevoegd. Zie hier voor informatie wat u als bestuurder kunt doen mbt de wet meldplicht datalekken. In mei 2018 komt er nog meer (Europese) regelgeving, de Europese Privacyverordening. Nog meer verantwoordelijkheid wordt er dan bij organisaties neergelegd die met persoonsgegevens omgaan.

Awareness in het bestuur en de medewerkers

Onze ervaring is dat verenigingen en stichtingen die (nog) niet geconfronteerd zijn met de gevolgen weinig aandacht schenken aan dit onderwerp. Terwijl het wel zeker iets wordt om rekening mee te houden. Voorkomen is immers beter dan genezen. Om de awareness te verhogen bij mensen die met persoonsgegevens werken (ledenadministrateurs, webmasters), hebben wij begin 2017 als service een online cursus aangeboden aan onze verenigings klanten. In de loop van 2017 komt er nog een cursus bij, om het bestuur te helpen met het opstellen van een beleid hoe om te gaan met data en hoe het beleid daadwerkelijk kan worden omgezet in (blijvende) actie.

Openbare Lidgegevens (profielen)

Sommige verenigingen willen om verschillende legitieme redenen lidgegevens publiceren. Leden kunnen daar ook voordeel aan hebben, maar niet alle leden zijn hiervan gediend. Wij hebben een oplossing hiervoor: splits de lidgegevens in een openbaar deel en een deel die alleen voor de ledenadministratie is. Deze 2 profielen worden door de leden zelf bijgehouden, zodat ze zelf kunnen bepalen wat er openbaar wordt. Zie dit artikel over Openbare profielen.

Bewerkersovereenkomst of verwerkersovereenkomst

Samenhangend met de WBP, maar dan vanuit de Europese Privacyverordening, is er de verplichting een bewerkersovereenkomst op te stellen. Zie dit artikel over Bewerkers- oftewel verwerkersovereenkomst.

5 Oplossingen van Ledenadministratie Online

De oplossingen van Ledenadministratie Online

ledenadministratie bijhouden gegevensIn dit artikel staat uitgelegd wat de nadelen zijn die bij online administratie komen kijken. Maar met onze Ledenadministratie software kunnen de voordelen van een online ledenadministratie optimaal worden benut en de nadelen worden opgeheven:

  • zowel de servers als de software zijn gebouwd uit het oogpunt om de gegevens beveiligd op te slaan;
  • de kosten zijn vast: 34,95 euro per maand voor verenigingen tot 1.500 leden. Ongeveer een factor 10 goedkoper dan andere online administratiepakketten;
  • de software voldoet aan de eisen van de WBP;
  • de demo op de site is toegankelijk voordat het product is aangeschaft en bovendien krijgt u 3 maanden niet-goed-geld-terug garantie;
  • onbeperkte lay out vrijheid: keuze uit duizenden Joomla ontwerpen, maar u kunt ook een geheel eigen ontwerp aanleveren.

Wilt u meer weten? Neem contact op met Ledenadministratie online.

5 Nadelen van online administreren

In ons vorige artikel behandelden wij de voordelen van het online beheren van een ledenadministratie. Uiteraard zijn er ook nadelen, en die hebben wij hieronder uitgelegd.

top5 nadelen online administreren

Veiligheid,

Het risico dat derden, zoals hackers, de ledengegevens op een internet server kan inzien is groter dan bij een pc. De laatste tijd raken regelmatig (grote) bedrijven in opspraak, omdat ze wegens slechte beveiliging de veiligheid van de klantgegevens niet kunnen waarborgen. Zo zijn laatst bij Sony de lidgegevens van alle PS3 klanten uitgelekt en lagen de gegevens van mensen op straat die zich hadden ingeschreven bij datingsite Pepper. Dit nadeel kan worden opgelost door goede beveiliging van de internetserver en het gebruik van software die ontworpen is vanuit het oogpunt van veiligheid.

Prijs,

Veel verenigingen die online administreren maken gebruik van software waarbij de kosten per lid wordt berekend. Ledenadministratieleveranciers rekenen gemiddeld 3 tot 4 euro per lid: dat komt bij een vereniging met 1.000 leden op 4.000,- euro per jaar. Een succesvolle vereniging die leden goed weet te behouden en nieuwe te werven, wordt zo “gestraft” voor haar succes.

Wettelijke vereisten,

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is van toepassing op alle verenigingen die ledenadministraties bijhouden. Deze eist onder andere: adequate beveiliging en op verzoek van het lid inzage in zijn of haar eigen gegevens.

Ondoorzichtige functionaliteiten,

Alle functies moeten er wel in zitten, maar hoe weet een administrateur dat van tevoren ? De wirwar in keuze opties maakt beslissen zeer zeker niet makkelijk.

Websiteontwerp met weinig keuzevrijheid.

Vaak zijn er maar een paar mogelijkheden om uw verenigingswebsite te onderscheiden van andere verenigingen die met dezelfde software werken. Een eigen logo, een ander menu, maar daar houdt de keuzevrijheid al op. Vaak verschillen de verenigingen meer van elkaar dan de website doet vermoeden.

Conclusie

De nadelen zijn er wel aanwezig, en hier dient goed op te worden gelet bij de overstap naar online administreren. Leest u ook de oplossingen die wij hebben ontwikkeld zodat er van de nadelen eigenlijk niets overblijft !

5 Voordelen van online leden administratie

Alle clubs en verenigingen voeren een ledenadministratie, veel nog offline met programma’s als PC-Leden of Excel, en sommige online. In dit artikel bespreken wij de voordelen van online ledenadministratie.

top5 voordelen online administreren

Leden beheren eigen gegevens,

In een online ledenadministratiesysteem kunnen leden zelf inloggen op de website en een gedeelte van hun gegevens zelf bijwerken. Zo is de ledenaministrateur minder tijd kwijt met eentonig en onnodig werk. Een adreswijziging, wijziging in e-mail adres, nieuw mobiel nummer, nieuw bankrekeningnummer: het is voor een lid een kwestie van inloggen en zelf bijwerken.

Minder automatiseringsbeheer,

Updates van de software, backups maken, beveiliging van de pc, het wordt door online administratie grotendeels overbodig. Het enige dat je nodig hebt is een pc met internetverbinding.

online ledenadministratie

Overal toegang tot centraal bestand,

Overal ter wereld waar je internetverbinding hebt, kun je je ledenadministratie beheren: op een tijd en plaats wanneer en waar het je uitkomt, eventueel in samenwerking met anderen die ook kunnen inloggen in het centrale bestand.

Onbeperkt aantal leden,

Bekende programma’s als PC-Leden werken goed tot ongeveer 5.000 leden. Heeft een vereniging meer leden? Dan zijn internetservers veelal veel geschikter, omdat ze krachtiger zijn dan een thuis-pc.

Nieuwe functies relatief snel ontwikkeld.

Maatwerk is snel te realiseren en snel beschikbaar voor iedereen die met de ledenadministratie werkt.

Conclusie

Er zijn veel voordelen van het voeren van een online administratie, die samen te vatten zijn als tijd en kostenbesparingen. Voordat u meteen contact opneemt, leest u ook de nadelen die wij hebben geinventariseerd.